KPI na Saúde. Como medir a eficácia da automação dos processos?

Nos últimos anos, a área da saúde passou por uma profunda transformação digital. Segundo estimativas, cerca de 75% das instituições adotaram pelo menos uma nova solução automatizada entre 2020 e 2024. Contudo, a simples digitalização não é suficiente: é essencial entender o impacto real da automação. Os KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) tornam-se assim ferramentas fundamentais para medir e valorizar a eficácia da inovação digital.

KPIs na Saúde

Os KPIs, ou Indicadores-Chave de Desempenho, são métricas que permitem avaliar a eficiência, qualidade e impacto dos processos dentro de uma instituição de saúde. Nos âmbitos clínico e administrativo, os KPIs ajudam os tomadores de decisão a monitorar o desempenho, identificar áreas de melhoria e orientar os investimentos de forma data-driven.

Os principais benefícios do uso dos KPIs no setor de saúde

Melhoria da qualidade do cuidado: por meio da identificação de ineficiências e riscos, é possível otimizar protocolos e aumentar a segurança do paciente.

Maior eficiência operacional: os KPIs permitem monitorar fluxos e cargas de trabalho, favorecendo uma melhor alocação dos recursos.

Suporte às estratégias decisórias: oferecem uma base objetiva para tomar decisões operacionais e estratégicas.

Transparência e responsabilidade: tornam mensuráveis os desempenhos e facilitam a prestação de contas para stakeholders internos e externos.

Importância de medir os KPIs nos processos automatizados

A automação oferece vantagens tangíveis, como a redução dos tempos operacionais, a diminuição de erros e uma experiência mais fluida para o paciente. Contudo, sem um monitoramento constante e estruturado, corre-se o risco de perder de vista o retorno real sobre o investimento.

Monitorar os KPIs nos processos automatizados permite: avaliar a eficácia das ferramentas digitais implementadas, identificar áreas para melhoria contínua e otimizar os recursos disponíveis.

Quais KPIs utilizar?

Para serem eficazes, os KPIs devem ser específicos, mensuráveis e alinhados aos objetivos da instituição. Eles podem ser divididos em quatro categorias principais:

1. KPIs de Eficiência Operacional

Tempo médio de execução de um processo
Mede quanto tempo é necessário para concluir um processo (ex: agendamento, recepção) antes e depois da automação.

Taxa de conclusão automática
Indica a percentual de operações concluídas sem intervenção humana. Quanto maior, maior o nível de maturidade digital.

Redução de erros manuais
A automação ajuda a reduzir erros relacionados a entradas manuais, melhorando a precisão dos dados e a qualidade dos serviços.

2. KPIs voltados para o paciente

Satisfação do paciente (NPS, pesquisas digitais)
A automação deve simplificar a experiência do paciente, não complicá-la. A melhoria no Net Promoter Score é um sinal positivo claro.

Tempo de espera
A redução nos tempos de espera para consultas, exames ou recepção é uma evidência concreta da eficácia dos fluxos automatizados.

Taxa de faltas (no-show)
O envio automático de lembretes por SMS ou e-mail reduz as faltas e melhora a produtividade da agenda clínica.

3. KPIs de Qualidade do Atendimento

Aderência aos protocolos clínicos
A automação auxilia na padronização dos processos clínicos, reduzindo variabilidades e promovendo um atendimento mais coerente e ágil.

Resultados clínicos
Em alguns casos, uma melhor gestão do fluxo de informações pode impactar positivamente os resultados clínicos (ex: diagnósticos mais rápidos).

4. KPIs Financeiros

Custo por processo
Calcula o custo total da realização de uma atividade antes e depois da automação, avaliando sua eficiência econômica.

ROI do projeto de automação
O retorno sobre o investimento pode ser medido por recursos economizados, melhor desempenho ou aumento da produtividade.

Como implementar o monitoramento

Implementar uma medição eficaz requer uma abordagem estruturada e sistemática. É fundamental:

Definir o objetivo da automação, identificando o resultado esperado (por exemplo, reduzir o tempo de agendamento ou aumentar o número de pacientes atendidos).

Selecionar KPIs SMART, ou seja, Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e com Prazo Definido.

Estabelecer uma linha de base inicial, para que seja possível comparar os resultados antes e depois da automação.

Monitorar e analisar os dados ao longo do tempo, para verificar continuamente o desempenho e agir rapidamente quando necessário.

Iterar o processo, ajustando e aprimorando os KPIs conforme a evolução dos processos e a atualização dos objetivos.

As soluções da TuoTempo

A TuoTempo oferece soluções para a automação de processos e uma plataforma avançada de Business Intelligence para análise de dados e geração de relatórios. O módulo apoia as instituições de saúde no monitoramento de KPIs, permitindo adotar estratégias e decisões baseadas em dados, acompanhar em tempo real o andamento das atividades e otimizar o desempenho com base em informações concretas.

Entre as áreas de maior impacto e casos de uso do monitoramento com a TuoTempo, destacam-se:

1. Otimização dos fluxos

A análise de KPIs relacionados, por exemplo, ao tempo médio de recepção, à gestão automatizada de processos e à ocupação das agendas permite identificar gargalos e redistribuir recursos de forma mais eficiente. Em um hospital, por exemplo, o monitoramento em tempo real dos fluxos pode destacar horários de pico com alta demanda no front office, possibilitando a realocação de equipe nesses períodos ou o reforço do sistema de auto check-in online.

2. Intervenções direcionadas

Com a TuoTempo, é possível identificar rapidamente os serviços mais demandados, especialistas com agendas mais cheias e tipos de consultas com maior número de faltas, além de muitos outros indicadores relevantes. Essas informações permitem ações específicas, como incentivar o uso do Portal do Paciente ou do App móvel quando o número de ligações telefônicas for alto, ajustar os horários de envio de lembretes com base em cancelamentos, ou ainda configurar um segundo aviso personalizado para reduzir os no-shows em procedimentos críticos.

3. Personalização dos planos de cuidado

A integração entre KPIs comportamentais e dados clínicos permite construir planos de cuidado mais eficazes e alinhados às reais necessidades dos pacientes. Analisando a frequência das visitas, o histórico de agendamentos e os procedimentos não realizados, as instituições conseguem identificar precocemente pacientes crônicos com risco de abandonar o acompanhamento. Com a TuoTempo, por exemplo, é possível enviar mensagens automáticas lembrando exames de rotina ou sugerindo consultas específicas com base no histórico clínico do paciente.

4. Melhoria contínua com o feedback dos pacientes

Os dados qualitativos coletados por meio de pesquisas digitais e do Net Promoter Score (NPS) são fundamentais para medir o impacto da automação na experiência do paciente. Por exemplo, uma instituição que implementa o check-in digital como resposta a uma necessidade de melhoria pode monitorar se houve aumento no NPS na etapa de recepção.
Uma análise contínua desse feedback permite agir rapidamente diante de problemas e valorizar os pontos fortes, promovendo um ciclo constante de melhoria.

Conclusão

A automação é uma alavanca essencial para inovar o setor de saúde, mas seu verdadeiro valor só se revela quando os resultados são mensuráveis. Os KPIs não são apenas indicadores: representam um guia concreto para conduzir a transformação. As instituições que adotam uma abordagem data-driven conseguem oferecer um serviço mais eficiente, sustentável e realmente centrado nas necessidades dos pacientes. Ferramentas como a TuoTempo tornam possível transformar dados em valor real para a organização.