O verão, e em particular o mês de agosto, representa um período delicado para os centros de saúde. Enquanto muitas atividades desaceleram, a necessidade de assistência não para. Observam-se comportamentos divergentes: algumas instituições registram uma queda na atividade, enquanto outras, especialmente em zonas turísticas ou nas urgências, enfrentam picos inesperados. A capacidade de utilizar os recursos de forma flexível e otimizar os processos internos revela-se, portanto, fundamental para manter a alta qualidade da assistência.
O que acontece em agosto?
Muitos centros relatam uma tendência comum: uma redução da atividade programada nas duas primeiras semanas de agosto, especialmente em consultórios e centros especializados nas áreas urbanas. Ao mesmo tempo, pode haver um aumento de situações que colocam em dificuldade o pessoal reduzido:
- As urgências e consultas ocasionais, sobretudo em zonas turísticas;
- Os serviços pré-viagem, considerando que alguns pacientes podem solicitar vacinas, atestados médicos ou consultas relacionadas a viagens internacionais;
- Os no-shows e os cancelamentos de última hora, muitas vezes causados por esquecimentos antes da viagem, mudanças de planos de verão ou dificuldades para entrar em contato com a unidade para alterar ou cancelar o agendamento;
- Os check-ups "pré-retorno", concentrados na segunda metade do mês.
Críticas recorrentes a serem enfrentadas
Além disso, outras críticas mais frequentes incluem:
- Férias não coordenadas: com parte da equipe de férias, pode se tornar difícil cobrir as agendas e garantir a continuidade dos serviços.
- Comunicações pouco claras: horários de verão desatualizados ou fechamentos não comunicados geram desorientação.
- Gestão ineficiente dos cancelamentos: muitas vezes os pacientes não encontram canais simples para cancelar ou remarcar uma consulta, deixando horários vagos inutilizáveis.
- Planejamento não alinhado aos picos de demanda: na ausência de ferramentas de análise ou automação, é mais difícil prever e lidar com o aumento de solicitações em certos momentos ou áreas.
Como otimizar a gestão no verão com as soluções da TuoTempo
Para responder a esses desafios sazonais, a TuoTempo oferece soluções pensadas para simplificar a organização interna e melhorar a experiência dos pacientes, automatizando os fluxos de trabalho e garantindo praticidade e continuidade:
Reservas 24/7 e gestão self-service
Com a TuoTempo, os pacientes podem fazer reservas de forma autônoma 24/7, através do site do centro, aplicativo para smartphones, portais de seguros e o marketplace da Doctoralia. Isso permite oferecer um serviço contínuo, mesmo fora do horário de funcionamento, aliviando a carga operacional da equipe, frequentemente reduzida no período de verão.
Graças ao Voice Assistant, o assistente de voz baseado em inteligência artificial, também é possível agendar consultas simplesmente usando a voz, reduzindo os volumes de chamadas para o call center e os tempos de espera telefônica.
Tanto através de canais digitais quanto vocais, os pacientes podem gerenciar de forma completamente autônoma o reagendamento ou cancelamento de consultas, com uma experiência simples, rápida e sem intermediários.
Otimização das agendas
Durante o mês de agosto, uma gestão eficiente das agendas é fundamental para maximizar a disponibilidade, evitar sobreposições e reduzir o tempo ocioso. A TuoTempo permite sincronizar em tempo real os calendários do centro com os sistemas de gestão já em uso, facilitando a atualização contínua das disponibilidades. Graças a um algoritmo inteligente, os pacientes são prioritariamente propostos para os horários próximos às consultas já agendadas, otimizando os recursos dos profissionais e tornando o fluxo de agendamentos mais eficiente para todos.
Dessa forma, mesmo com equipe limitada, mantém-se um planejamento fluido, respeitando tempos e disponibilidade de forma confiável.
Lembretes automáticos e comunicações direcionadas
Em agosto, o risco de no-shows aumenta consideravelmente, principalmente devido à menor atenção dos pacientes aos compromissos agendados. A TuoTempo reduz as faltas graças aos lembretes automáticos personalizáveis, que são enviados aos pacientes por SMS, email, notificações push ou WhatsApp, incluindo links para reagendar ou cancelar facilmente as consultas. Dessa forma, eventuais cancelamentos são gerenciados com antecedência, e os horários liberados podem ser reagendados.
Com as Campanhas de Comunicação, também é possível informar os pacientes sobre fechamentos de verão, redução de horários, alterações nos serviços ou disponibilidade limitada de alguns especialistas.
Por fim, os especialistas também podem receber notificações automáticas sobre a agenda do dia seguinte, facilitando a organização interna e o coordenamento, mesmo com a equipe reduzida.
Monitoramento em tempo real
No período de verão, a necessidade de tomar decisões rápidas e direcionadas é ainda mais crucial para manter a eficiência operacional, apesar das possíveis reduções de pessoal e da variabilidade da demanda. Graças ao módulo de Análise de dados e Relatórios da TuoTempo, é possível monitorar em tempo real o andamento das atividades e acessar informações baseadas em dados reais e atualizados.
A instituição pode acompanhar indicadores-chave, como, por exemplo, picos de demanda, taxas de no-show, cancelamentos tardios, canais de reserva utilizados, performance dos lembretes e saturação das agendas. Esses dados permitem identificar rapidamente eventuais tendências ou problemas, planejar as atividades com maior precisão e adotar estratégias corretivas direcionadas quando necessário.
Conclusão
Agosto não precisa ser necessariamente vivido como um mês "de sobrevivência", mas como uma oportunidade para se destacar em termos de eficiência e continuidade na qualidade da assistência. Graças a soluções digitais versáteis, comunicação oportuna, análise de dados em tempo real e automação de processos, as instituições de saúde podem gerir com eficiência as complexidades do verão, garantindo continuidade operacional e uma experiência melhor tanto para os pacientes quanto para os profissionais.
